Начальник отдела
Цели и задачи:
Основной целью отдела делопроизводства и документооборота является организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики.
В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления отдел делопроизводства и документооборота решает следующие задачи:
- Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности университета как в бумажном виде, так и в системе электронного документооборота.
- Информатизация подразделений университета
- Обеспечение единства информационных и документационных технологий в структурных подразделениях университета.
- Организация и обеспечение специальной документальной связи со структурными подразделениями университета, другими организациями и учреждениями, Министерством образования РФ, а также контроль за состоянием связи.
- Организация и осуществление работы по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения локальных нормативных актов, иных документов, в том числе приказов и указаний администрации университета, по хранению материалов текущего делопроизводства, формированию дел и передаче их на архивное хранение.
- Обеспечение сохранности нормативных документов.
- Разработка предложений по совершенствованию системы делопроизводства, электронного документооборота, организация их внедрения.
Функции отдела:
- Разработка и ведение Альбома унифицированных форм документов, внесение в них изменения.
- Создание и сопровождение справочно-информационный фонда университета.
- Внедрение и совершенствование автоматизированные системы управления в процесс делопроизводства университета.
- Формирование сводной номенклатуры дел университета, оформление и учет локальных актов университета
- Устанавление порядка прохождения и обработки документов, составление схемы прохождения документов в системе электронного документооборота (ЭДО).
- Прием, учет, регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов, в том числе в системе электронного документооборота.
- Регистрация, учет и рассылка организационно-распорядительных документов, поручений в системе ЭДО.
- Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов.
- Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству.
- Разработка сводной номенклатуры дел НГТУ, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений.
- Обеспечение формирования и оформления дел, описания и уничтожения дел, хранения и использования дел в делопроизводстве.
- Осуществление контроля за порядком формирования дел в структурных подразделениях, их хранением и использованием.
- Организация работы с письменными и электронными обращениями граждан.
- Организация работы с документами ограниченного доступа (гриф "ДСП").
- Организация учета печатей и штампов НГТУ.
- Методическое руководство постановкой делопроизводства и документооборота, в том числе электронного в структурных подразделениях.